Ten artykuł przeczytasz w mniej niż 4 minuty
Na naszej stronie mogą Państwo pobrać upoważnienie do KSeF.
Często zadawane pytania
Jakie są główne korzyści z wdrożenia KSeF dla mojej firmy?
Wprowadzenie KSeF może przynieść wiele korzyści dla Twojej firmy, takich jak usprawnienie procesu fakturowania, zmniejszenie kosztów drukowania i wysyłki tradycyjnych faktur, skrócenie czasu dostarczania faktur do klientów, zwiększenie bezpieczeństwa przesyłania i przechowywania danych oraz ułatwienie kontroli podatkowej i audytów.
Czy muszę korzystać z określonego systemu lub oprogramowania do obsługi KSeF?
Krajowy System e-Faktur nie narzuca konkretnego systemu lub oprogramowania do obsługi e-faktur. Możesz wybrać odpowiednie narzędzia zgodnie z potrzebami i wymaganiami Twojej firmy. Istnieje wiele dostępnych rozwiązań na rynku, w tym zarówno płatne, jak i darmowe oprogramowanie, które spełniają wymagania KSeF.
Czy wszystkie rodzaje faktur muszą być przesyłane jako e-faktury?
Zgodnie z przepisami KSeF, wszystkie faktury VAT powinny być przesyłane jako e-faktury. Jednakże istnieją wyjątki od tego obowiązku, takie jak faktury, które są wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnych rodzajów faktur, zaleca się skonsultować się z odpowiednim organem podatkowym lub doradcą podatkowym.
Zinwentaryzuj procesy związane z fakturami
Przed rozpoczęciem wdrożenia KSeF ważne jest, aby dokładnie przeanalizować istniejące procesy związane z fakturowaniem w firmie. Warto sprawdzić, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane oraz jakie systemy w tym uczestniczą. Może to być oprogramowanie księgowe, magazynowe lub CRM. Dokładna wiedza na temat tych procesów pozwoli na zintegrowanie KSeF z istniejącymi procedurami i systemami. Analiza procesów daje również możliwość identyfikacji obszarów, w których można wprowadzić optymalizacje.
Wskaż osoby odpowiedzialne za proces e-fakturowania
Wdrożenie KSeF powinno być odpowiedzialnością całego zespołu, a nie tylko jednego działu. Warto wyznaczyć kierownika projektu, który będzie nadzorował proces wdrożenia. Następnie, zaangażuj pracowników z różnych działów, którzy będą uczestniczyć w procesach fakturowania, np. pracownicy z działu finansowego, księgowości, IT, a także przedstawicieli sprzedaży i obsługi klienta. Wyznaczenie odpowiednich osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy procesu e-fakturowania jest kluczowe dla skutecznego wdrożenia KSeF. Zapewnij odpowiednie szkolenia i wsparcie dla tych pracowników, aby mogli dostosować się do nowych wymagań i efektywnie obsługiwać system e-faktur.
Zapewnij swojej firmie dostęp do KSeF
Aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, firma musi uzyskać dostęp do odpowiednich narzędzi i systemów. W pierwszej kolejności zarejestruj się jako podmiot wprowadzający do KSeF poprzez platformę dostępną na stronie Ministerstwa Finansów. Następnie, uzyskaj dostęp do niezbędnego oprogramowania lub skorzystaj z usług dostawcy, który oferuje rozwiązania zintegrowane z KSeF. Upewnij się, że system, który wybierasz, spełnia wymagania techniczne i zapewnia bezpieczne przesyłanie i przechowywanie e-faktur.
Zacznij testować narzędzia do obsługi KSeF
Po uzyskaniu dostępu do KSeF warto rozpocząć testowanie narzędzi do obsługi e-faktur. Sprawdź, czy wybrany system lub oprogramowanie umożliwia generowanie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie e-faktur zgodnie z wymogami KSeF. Przeprowadź próbne wysyłki faktur, sprawdź funkcjonalność systemu w zakresie generowania raportów i przeglądaj dane dotyczące wysłanych faktur. Testowanie pozwoli zidentyfikować ewentualne problemy i dostosować się do nowych procesów zanim wdrożenie stanie się obowiązkowe.
Zweryfikuj gotowość swojego oprogramowania do obsługi e-fakturowania
Jeśli firma już korzysta z oprogramowania do obsługi faktur, sprawdź czy jest ono gotowe do obsługi e-faktur zgodnie z KSeF. Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania i upewnij się, że jest dostępna aktualizacja lub moduł umożliwiający generowanie, przesyłanie i przechowywanie e-faktur. W przypadku braku gotowości oprogramowania, rozważ skorzystanie z innego dostawcy lub poszukiwanie alternatywnych rozwiązań.
Podsumowanie
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest nieuniknionym krokiem dla firm, które chcą być zgodne z nowymi przepisami dotyczącymi fakturowania elektronicznego. Przygotowanie do wdrożenia KSeF wymaga odpowiedniego przygotowania, zapewnienia wsparcia dla pracowników, uzyskania dostępu do systemu KSeF i zweryfikowania gotowości oprogramowania do obsługi e-faktur. Planowanie i przygotowanie przed terminem obowiązkowego wdrożenia KSeF zapewni płynne przejście do nowych standardów i minimalizację potencjalnych problemów.
CYKL: Krajowy System e-Faktur (KSeF)
autor: Anna Tomczak
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe od połowy 2024 roku. Nowelizacja ustawy o VAT, uchwalona przez Sejm 16 czerwca 2023 r., wprowadza szereg zmian dotyczących fakturowania elektronicznego. Przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania, aby zdążyć z wdrożeniem KSeF w swojej firmie. W tym artykule omówimy pięć zasadniczych czynności, które warto podjąć już w te wakacje, aby osiągnąć sukces w procesie wdrożenia KSeF.
Jak wdrożyć KSeF? Co trzeba zrobić już w wakacje 2023 roku?
ul. Wspólna 23a/1
72-010 Police
Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum W Szczecinie,
XIII WYDZIAŁ GOSPODARCZY:
KRS 0000433847
NIP 9552333537; REGON 321211553
biuro rachunkowe
Adres:
Telefon:
kasy fiskalne
Designet by Define You
Sieć Doradcza sp. z o.o.
Biuro rachunkowe / kasy fiskalne